El mayor riesgo del control horario en 2026 no es solo fichar mal. Es tomar decisiones sobre titulares que presentan como aprobada una norma que todavía está en tramitación. Una empresa necesita separar tres cosas: lo que ya debe cumplir, lo que propone el nuevo real decreto y lo que conviene preparar aunque cambie el texto final.
Respuesta rápida
A 5 de septiembre de 2026, todas las empresas deben registrar cada día la hora concreta de inicio y final de la jornada, conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos disponibles para trabajadores, representantes e Inspección. La normativa vigente no impone con carácter general un único soporte digital. Existe un proyecto de real decreto que exigiría registro por medios digitales, trazabilidad de cambios, más detalle y acceso inmediato para la Inspección, pero su entrada en vigor depende de que se apruebe y publique en el BOE. Prepararse ahora significa auditar el método actual, corregir fichajes incompletos y elegir un sistema exportable y trazable sin presentar el proyecto como ley vigente.
La referencia vigente es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. El texto consolidado del BOE exige registro diario con inicio y finalización, organización acordada o decidida previa consulta y conservación durante cuatro años. El proyecto oficial del Ministerio de Trabajo propone desarrollar y endurecer ese marco, pero el propio documento condiciona su vigencia a una futura publicación en el BOE.
Qué es obligatorio en septiembre de 2026
La obligación de registrar la jornada no nace en 2026. Está vigente con carácter general desde 2019. La empresa debe poder demostrar cuándo comienza y termina la jornada de cada persona, no limitarse a guardar el horario teórico del contrato o del cuadrante.
| Obligación vigente | Qué significa en la práctica | Prueba razonable |
|---|---|---|
| Registro diario | Cada persona registra el inicio y el final reales de su jornada. | Asientos individualizados por fecha y trabajador. |
| Horario concreto | No basta con repetir “de 9:00 a 17:00” si la jornada real fue otra. | Hora de entrada y salida que reflejan lo ocurrido. |
| Organización documentada | El método se acuerda por negociación colectiva o empresa; en defecto de acuerdo, decide la empresa tras consultar a la representación. | Política o protocolo comunicado y aplicable. |
| Conservación durante cuatro años | Los registros deben mantenerse completos y recuperables. | Histórico consultable, con copias y respaldo. |
| Disponibilidad | Trabajadores, representantes e Inspección deben poder acceder a los registros en los términos legales. | Consulta y exportación sin reconstruir datos a mano. |
Qué propone el nuevo registro horario digital
El proyecto de real decreto publicado por el Ministerio propone que todas las empresas registren la jornada por medios digitales. Define el registro como objetivo, fiable y accesible, y exige que cualquier modificación deje una huella clara de qué cambió y quién la hizo.
El borrador también amplía el contenido. Además del inicio y final, plantea registrar pausas que no sean tiempo efectivo, trabajo presencial o a distancia, horas ordinarias, extraordinarias o complementarias, determinados tiempos de espera, medidas de flexibilidad y la totalización diaria y mensual.
| Hoy: marco vigente | Proyecto: cambio previsto | Decisión prudente ahora |
|---|---|---|
| Inicio y final diarios. | Sistema digital con asientos personales e inmediatos. | Eliminar fichajes colectivos y registros rellenados al final de mes. |
| Organización y documentación sin soporte único general. | Objetividad, fiabilidad, accesibilidad y huella de modificaciones. | Exigir historial de cambios y permisos separados. |
| Registros disponibles para los sujetos legitimados. | Acceso inmediato, también remoto para la Inspección. | Probar exportaciones legibles sin depender del proveedor. |
| Conservación durante cuatro años. | Mantiene cuatro años y concreta consulta, copia y formato. | Definir retención, backups y procedimiento de entrega. |
| Detalle mínimo de inicio y final. | Más desglose de pausas, modalidad y naturaleza de horas. | Configurar solo lo necesario hoy y preparar campos ampliables. |
“Prepararse no significa tratar un borrador como ley. Significa dejar de depender de un registro que ya es débil con la norma vigente y sería inviable con la propuesta.”
Cómo saber si tu registro actual es defendible
Una aplicación no convierte por sí sola el fichaje en fiable. Puedes tener una plataforma digital y seguir registrando mal: usuarios que comparten credenciales, correcciones sin motivo, horas precargadas que nadie valida, teletrabajo fuera del sistema o informes imposibles de reconstruir.
Auditoría rápida del control horario
- ✓Cada persona registra su jornada; nadie ficha de forma habitual por otra.
- ✓La entrada y salida reflejan horas reales, no el horario contractual copiado.
- ✓El método cubre oficina, teletrabajo, desplazamientos y centros sin conexión estable.
- ✓Las correcciones conservan dato anterior, autor, fecha y motivo.
- ✓Las horas extraordinarias y complementarias pueden identificarse y revisarse.
- ✓La empresa puede entregar un periodo completo en formato legible sin manipularlo.
- ✓Los registros y copias se conservan durante cuatro años con backups probados.
- ✓Los permisos evitan que cualquier mando vea o modifique datos que no necesita.
- ✓La plantilla conoce cómo fichar pausas, incidencias, flexibilidad y olvidos.
- ✓Existe un responsable que revisa anomalías y no espera a una inspección.
Qué debe tener un sistema de fichaje digital
La selección debe empezar por evidencia y uso cotidiano, no por una lista de funciones de recursos humanos. Un buen sistema facilita que la persona fiche en segundos y que la empresa explique después cada modificación sin editar silenciosamente el histórico.
- Identificación individual y método de acceso adecuado a cada puesto.
- Registro inmediato de entrada, salida y situaciones que deban distinguirse.
- Historial inalterable de cambios, con autor, fecha, motivo y validación cuando proceda.
- Reglas de permisos para trabajador, responsable, RR. HH., representación e Inspección.
- Exportación completa, legible y tratable por persona y periodo.
- Retención de cuatro años, copias de seguridad y recuperación probada.
- Flujo de incidencias para olvidos, errores, discrepancias y trabajo sin conexión.
- Soporte para presencial, remoto, móvil y centros con condiciones distintas.
- Minimización de datos: no recoger ubicación, biometría u otra información por defecto si no es necesaria y legítima.
- Integración controlada con ausencias, turnos, nómina, proyectos o partes de horas cuando aporte valor.
Cómo encaja Odoo en el control horario
Odoo dispone de la aplicación Asistencias para registrar entradas y salidas, gestionar registros y ofrecer modos de fichaje desde la interfaz o un quiosco. Su documentación oficial también contempla aprobaciones y reporting según configuración y versión.
El valor de usar Odoo aparece cuando el registro necesita relacionarse con empleados, ausencias, planificación, proyectos o partes de horas dentro del mismo sistema. Pero integrar no significa mezclar sin criterio: presencia, tiempo imputado a cliente, horas efectivas y nómina son datos relacionados, no equivalentes.
| Dato | Pregunta que responde | No debe confundirse con |
|---|---|---|
| Asistencia | ¿Cuándo empezó y terminó la jornada? | Horas facturables o productividad. |
| Parte de horas | ¿A qué proyecto o tarea se dedicó tiempo? | Prueba automática de toda la jornada. |
| Ausencia | ¿Qué periodo estaba autorizado como vacaciones, permiso o baja? | Una entrada o salida. |
| Planificación | ¿Qué turno o presencia estaba prevista? | La jornada realmente realizada. |
| Nómina | ¿Qué conceptos deben calcularse o abonarse? | El registro original que sustenta la revisión. |
Antes de implantar conviene revisar edición, versión, dispositivos, permisos, modalidad de quiosco, exportaciones, política de cambios y mantenimiento. El catálogo de módulos Odoo ayuda a ubicar las piezas, pero el diseño debe partir del protocolo laboral y de los casos reales de la plantilla.
Ejemplo: una corrección que conserva confianza
Una técnica sale de un cliente a las 18:10, pero el móvil se queda sin cobertura y la salida no se registra. Al día siguiente comunica la incidencia. En un proceso débil, un administrador cambia la hora y desaparece cualquier rastro. En uno defendible, la trabajadora solicita la corrección, queda visible el asiento original, se registra la hora propuesta, el motivo, quién valida y la fecha del cambio.
Ese historial protege a ambas partes. La empresa no necesita mantener un Excel paralelo para explicar incidencias y la persona puede consultar qué se ha modificado. El mismo flujo debe probarse con un olvido, una discrepancia, teletrabajo, pausa no computable y una caída temporal del sistema.
Plan de adaptación sin comprar por miedo
| Fase | Trabajo | Resultado verificable |
|---|---|---|
| 1. Estado legal | Confirmar norma vigente, convenio y criterios aplicables con asesoramiento laboral. | Matriz de obligaciones y supuestos. |
| 2. Auditoría | Revisar personas, centros, modalidades, incidencias, accesos y conservación. | Lista de brechas del proceso actual. |
| 3. Protocolo | Definir quién ficha, qué se registra, cómo se corrige y quién supervisa. | Reglas comprensibles para plantilla y responsables. |
| 4. Selección | Probar trazabilidad, exportación, permisos, privacidad, integraciones y soporte. | Sistema elegido por evidencia, no por una promesa comercial. |
| 5. Piloto | Ensayar con perfiles y excepciones distintos durante un periodo controlado. | Incidencias reales resueltas antes del despliegue. |
| 6. Seguimiento | Revisar olvidos, correcciones, excesos, adopción y cambios normativos. | Control periódico y evidencia recuperable. |
Si el real decreto se publica, habrá que contrastar el texto definitivo y su fecha de entrada en vigor contra la configuración implantada. Si cambia o se retrasa, el trabajo no se pierde: un registro real, trazable y exportable ya reduce el riesgo bajo la obligación vigente.
Preguntas frecuentes sobre control horario 2026
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026?
A 5 de septiembre de 2026, el registro diario de jornada sí es obligatorio, pero el Estatuto de los Trabajadores no impone con carácter general un único soporte digital. El proyecto que exigiría medios digitales todavía debe aprobarse y publicarse en el BOE.
¿Cuándo entra en vigor el nuevo registro horario digital?
El proyecto oficial prevé veinte días desde su publicación en el BOE. Mientras no se publique el texto definitivo no existe una fecha cerrada. Hay que comprobar el BOE antes de comunicar un plazo como aprobado.
¿Se puede llevar el registro horario en papel o Excel?
El soporte no es lo único que determina el cumplimiento vigente. Debe reflejar inicio y final reales, conservarse cuatro años y estar disponible. Papel o Excel presentan más riesgo de manipulación, pérdida y reconstrucción, y dejarían de encajar si se aprueba la digitalización propuesta.
¿Qué debe registrar hoy una empresa?
Como mínimo, la hora concreta de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. El método debe organizarse y documentarse, conservarse cuatro años y mantenerse disponible para trabajadores, representantes e Inspección.
¿El registro horario es lo mismo que un parte de horas?
No. El registro horario acredita el inicio y fin de la jornada. El parte de horas distribuye tiempo entre proyectos, tareas o clientes. Pueden integrarse, pero uno no sustituye automáticamente al otro.
¿Odoo sirve para el control horario?
Odoo incluye la aplicación Asistencias para entradas, salidas, quiosco, gestión y reporting. El cumplimiento depende de cómo se configure, del protocolo, los permisos, la trazabilidad, la exportación y la versión utilizada; no basta con activar el módulo.
¿La jornada de 37,5 horas ya está en vigor?
La reducción de jornada y el registro horario son debates relacionados, pero no son la misma obligación. La jornada máxima vigente debe comprobarse en el Estatuto, el convenio y el contrato aplicables; no debe deducirse de titulares sobre el fichaje digital.